Краткое руководство по началу работы с Microsoft Access 2007

Существуют противоречивые мнения о том, насколько сложно использовать Microsoft Access. . Одна школа мысли предполагает, что это сложно, сложно и выходит за рамки обычных людей. Во-вторых, им так же легко пользоваться, как и Excel.

Я здесь, чтобы сказать вам правда. И он находится где-то посередине. Для ознакомления с Access требуется больше усилий, чем с электронной таблицей, но это несложно и очень эффективно.

Вы можете начать прямо здесь. После этого вводного руководства по Microsoft Access я расскажу о различных частях, из которых состоит Access, и покажу вам, как сэкономить время и силы.

Учебное пособие по Microsoft Access: начиная с начала

Сначала немного скучная теория. Я сделаю это так быстро, как смогу, и, надеюсь, это не будет слишком больно.

Microsoft Access — это СУБД (система управления реляционными базами данных). Ее часто называют базой данных, поскольку этот термин фактически относится к информации, которую вы в ней храните. Это похоже на разницу между конкретной таблицей и самим Excel.

Что касается СУБД, Access определенно находится на меньшем конце шкалы. Он не идеален для баз данных размером более 2 ГБ и не очень хорошо справляется с одновременной базой пользователей, превышающей полдюжины.

Но в этих рамках трудно найти что-то более комплексное по цене, и у многих людей уже есть продукт , если у них есть соответствующая версия Microsoft Office.

Те из вас, кто использовал Excel или почти любую другую электронную таблицу, должны понять некоторые фундаментальные различия, а затем воспользоваться ими.

Во-первых, в Access данные и отображение разделены. То есть вы не форматируете данные, чтобы они выглядели красиво или чтобы их было легко ввести. Вместо этого вы структурируете его так, чтобы он имел смысл, а затем разрабатываете отдельные формы и отчеты для вывода данных.

Во-вторых, вы (как правило) не храните вычисления. Вы храните необработанные данные и выполняете вычисления, когда они вам нужны.

Третий и последний пока. В Excel очень легко справиться с исключением. Например, если у вас есть столбец, заполненный числовыми значениями, довольно просто в одной строке решить, что размещение слова «˜Jim» в ячейке вместо этого имеет больше смысла. разработана база данных Access, поэтому планирование важнее.

Чтобы разобраться в этом, несколько кратких обзоров различных частей Access. Не все должно иметь смысл с первого раза. Вскоре я подробно расскажу о каждом из них в отдельных сообщениях.

Всюду в этой серии публикаций предполагается, что вы знакомы с Excel или чем-то подобным. Если вы провели последние несколько десятилетий взаперти, сначала потратьте немного времени на освоение Excel. Вы меня потом поблагодарите. Я также предполагаю, что вы хотите создать локальную базу данных для пользователей Windows, хотя Access также может создавать веб-базы данных.

Мы уже писали несколько полезных статей об Excel, так что не стесняйтесь прогуляться по ним. Мы можем помочь вам с календарями, бюджетами, диаграммами и печатью. Я даже написал небольшую статью об использовании ручки заполнения, чтобы сэкономить время.

Таблицы

Это основные строительные блоки приложения Access, а также часть, которая больше всего похожа на электронную таблицу.

Однако планирование необходимо, потому что вам нужно решить, как все столбцы будут работать, прежде чем вы начнете.

Вот над чем нужно работать, прежде чем мы вернемся к этому подробно позже в этом руководстве по Microsoft Access. В основном в Excel вы имеете дело с одной таблицей.

В Access обычно используется несколько таблиц. Иногда значительное количество. Таблицы в Access можно связать друг с другом способами, которые имеют смысл с точки зрения связи информации. Вот откуда берется «~ R» в РСУБД, и в этом сила Access.

Запросы

Так вы задаете вопросы Access. Вы можете создавайте их на лету и сохраняйте для дальнейшего использования. В общем, ответы не сохраняются. Только запросы, которые дадут ответы. Это здорово, потому что в следующий раз, когда вы зададите вопрос, были ли данные обновлено, вы получите другой ответ.

Формы

Это визуальные компоненты, которые упрощают ввод и просмотр данных на экране.

Не всем будет удобно вводить данные прямо в таблицы, которые вы создаете, и вам может потребоваться больший контроль над тем, как этот ввод работает. Формы — это ответ.

Вы также можете настроить их. для более практичного просмотра данных из таблиц или запросов на экране.

Отчеты

Иногда вы не хотите видеть что-то на экране. Вы хотите распечатать их или отправить по электронной почте своему боссу.

Возможно, вы захотите передать информацию тому, кто не может использовать Access самостоятельно. Вы можете легко спроектировать и построить подходящие отчеты для большинства ситуаций.

Макросы и модули

Здесь все становится немного сложнее. Лучше иметь хорошее понимание всех вышеперечисленных компонентов, прежде чем тратить на них какое-то время.

Оба варианта представляют собой способы автоматизации задач в Access, при этом макросы являются более простым выбором, а модули VBA — более функциональными. Оба варианта имеют свое применение, и мы вернемся к ним позже.

Резюме

Доступ сложен, но не не сложно. С точки зрения Excel, таблицы Access похожи на электронные таблицы, но более структурированы. Все остальное заключается в манипулировании этими таблицами, чтобы задавать вопросы, просматривать, сообщать и автоматизировать.

Сложность того стоит, потому что Access дает вам возможность достичь большего. Я скоро вернусь с сообщением о таблицах.

А пока найдите электронную таблицу, которую вы можете заменить базой данных. Взгляните на листы и посмотрите, нет ли несоответствий. Вам нужно привести их в порядок, чтобы использовать данные в Access.

Вы вообще используете Access? Вы боролись? Какие у вас проблемы? Дай мне знать в комментариях.

Оцените статью
oilgasindustry.ru
Добавить комментарий