Как создавать профессиональные отчеты и документы в Microsoft Word

Это руководство доступно для загрузки в виде бесплатного PDF-файла. Загрузите этот файл сейчас. Не стесняйтесь копировать и делиться этим со своими друзьями и семьей.

Если бы Microsoft Office был страной, это была бы третья по численности населения страна в мире. 1,2 миллиарда человек , использующих один набор приложений, ошеломляют. И они «говорят» на 107 языках!

Но прямо сейчас мы с тобой говорят по-английски, и мы поговорим о самом популярном инструменте в арсенале Microsoft Office — Microsoft Word 2016 .

Этот редактор документов используется для написания различных документов. От простого приложения до необходимого резюме. От простого списка дел до служебной записки. Мы думаем, что можем работать с Word. Но когда мы садимся писать серьезный профессиональный отчет, мы обнаруживаем важный факт.

Для написания профессиональных отчетов требуется другой набор навыков.

Итак, спросите себя — сможете ли вы перейти от одного документа к длинному отчету? Знаете ли вы все функции Microsoft Word, которые помогут управлять этим масштабным документооборотом? Можете ли вы сотрудничать в работе с другими членами команды?

Вы можете быть студентом, владельцем малого бизнеса или офисным работником … вам нужно будет создать отчет или какой-либо профессионально отформатированный документ. Это руководство по MakeUseOf поможет вам обновить свои методы и отточить подход к дизайну.

Содержание
  1. В этом руководстве:
  2. Написание отчета
  3. Шаг 1. Определите цель
  4. Шаг 2: Определите свою аудиторию
  5. Шаг 3. Знайте свою тему
  6. Шаг 4. Краткое описание отчета
  7. Шаг 5: напишите, отредактируйте, вычитайте и завершите
  8. Контрольный список отчета
  9. Полезные функции Microsoft Word для написания отчетов
  10. Использовать специальную вставку
  11. Используйте Исследователя
  12. Закрепите часть вашего документа Word
  13. Работа над макетом и дизайном
  14. 1. Начните с титульной страницы
  15. 2. Составьте оглавление
  16. 3. Создайте свой верхний и нижний колонтитулы
  17. 4. Добавьте номера страниц
  18. 5. Выбор и стиль правильного шрифта
  19. 6. Стиль абзацев
  20. 7. Управление разрывами страниц
  21. 8. Использование стилей и тем
  22. 9. Подписи
  23. 10. Используйте быстрые части
  24. 11. Украсьте границами страницы
  25. Ссылки и совместная работа
  26. 1. Создание индекса
  27. 2. Создание библиографий
  28. 3. Перекрестные ссылки
  29. 4. Использование комментариев
  30. Завершите отчет
  31. 1. Подписи
  32. 2. Вставка водяных знаков
  33. 3. Сделайте документы «только для чтения»
  34. 4. Распечатайте отчет в формате PDF
  35. Следующий шаг …
  36. Сделайте ваш отчет ярким

В этом руководстве:

Написание отчета — Введение | Контрольный список отчета

Полезные инструменты Microsoft Word — Специальная вставка | Исследователь | Заморозьте части вашего документа

Работа над макетом и дизайном — Введение | Титульная страница | Содержание | Верхний и нижний колонтитулы | Номера страниц | Стиль шрифта | Стиль абзаца | Разрывы страниц | Стили и темы | Подписи | Быстрые запчасти | Границы страницы

Ссылки и сотрудничество — Указатель | Библиографии | Перекрестные ссылки | Комментарии

Завершите свой отчет — Подписи | Водяные знаки | Только чтение | Печать в PDF

Следующий шаг — Заключение

Написание отчета

Написание отчета включает исследование, а затем публикацию результатов этого анализа. В профессиональном мире «внешний вид» того, что вы публикуете, имеет первостепенное значение. Приятный для глаз конечный результат может улучшить вашу репутацию и укрепить ваш личный бренд..

Следующие шаги помогут вам освоить экспертные функции в Microsoft Word 2016. Потратьте много времени на составление плана . Начните с этих рекомендаций…

Шаг 1. Определите цель

Прежде чем приступить к составлению отчета, вы должны сначала знать, зачем вы его пишете. Сообщения бывают самых разных видов, но они предназначены либо для информирования, либо для убеждения. Он может быть предназначен для описания технического процесса, обмена справочной информацией или демонстрации прогресса в проекте.

Спросите себя — Что и Почему . Это поможет вам свести цель к одному основному пункту и придерживаться его вместо того, чтобы перебирать ненужные детали.

Шаг 2: Определите свою аудиторию

Второе важное соображение — оценить вашу аудиторию. Смогут ли они понять, о чем вы говорите? Есть ли разные уровни читателей, которые будут читать отчет? Знание читателем предмета в значительной степени повлияет на информацию, которую вам необходимо включить.

Определите основную аудиторию и затем напишите сценарий отчета на соответствующем техническом уровне. Дополнительную аудиторию можно поддержать дополнительной информацией в конце отчета.

Шаг 3. Знайте свою тему

Вы должны знать, о чем говорите. Итак, исследуйте тему и включите всю необходимую информацию, чтобы доказать свою точку зрения. Убедитесь, что вы пришли к выводу, основываясь на фактах, а не на личном мнении. Информация должна быть верной, актуальной и содержать ссылки.

Также используйте различные ресурсы, такие как журналы, газетные статьи, книги, веб-сайты, брошюры, необработанные данные, годовые отчеты и выступления, чтобы поддержать вашу точку зрения. Только не придерживайтесь Википедии.

Шаг 4. Краткое описание отчета

Вы провели исследование. Есть масса информации, которую нужно напечатать и распечатать. Но ждать! Не утоните, пока не войдете в воду. Подготовьте окончательный план отчета, который будет диаграммой путевых точек, чтобы помочь вам ориентироваться от начала до конца. План — это план. Это даст вам вид на землю с высоты птичьего полета, а также покажет, где вам нужно заполнить детали.

Структура отчета об идее может включать следующие элементы:

  • Титульная страница
  • Краткое содержание
  • Оглавление
  • Введение
  • Тело отчет
  • Заключение
  • Рекомендации
  • Приложение
  • Библиография и ссылки

Структура документа Microsoft Word — это мощная функция, которая может помочь вам организовать документ еще до того, как вы начнете заполнять его исследованиями.. Воспользуйтесь также шаблонами мозгового штурма и составления карты разума.

Шаг 5: напишите, отредактируйте, вычитайте и завершите

После того, как вы структурируете свой отчет, пора заполнить заголовки содержимым. Я лично считаю, что лучше заняться каждым разделом понемногу, а затем наполнить его информацией. Вы можете сделать это, если хотите, или заканчивать каждый раздел по мере продвижения вниз по структуре отчета. Убедитесь, что вы сосредоточились на изложении своих идей и использовании подтверждающих данных, а не на орфографии и грамматике. Обрисуйте свой аргумент и напишите несколько предложений, в которых изложены ваши основные идеи. Если вы найдете что-то стоящее, процитируйте это.

Когда большая часть вашего текста написана, пришло время прочитать его и убедиться, что он хорошо читается. . Убедитесь, что вы ориентируете читателя на понимание с помощью переходных слов, таких как «Эта информация показывает…», «Другими словами…», «Подобным образом…» и выделяете соответствующие и ключевые моменты.

Наконец, потратьте время на вычитку, проверку грамматики и орфографии, а также перепроверьте всю необходимую информацию и ее логическую последовательность. Лучше всего оставить хотя бы один день, чтобы проверить и отредактировать свою работу. Не пытайтесь редактировать его сразу после того, как вы думаете, что закончили, так как вы часто пропустите то, что написали. Высыпай и исправляй на следующий день.

Контрольный список отчета

Перед вами отправьте или передайте свой отчет, над которым вы так много работали, убедитесь, что вы сделали следующее:

  • Заполните титульную страницу с заголовком, вашим именем, датой , Для кого предназначен отчет, и возможное описание того, о чем идет речь.
  • На странице содержания есть соответствующие заголовки и номера страниц правильные.
  • Убедитесь, что введение охватывает ключевые моменты, объем отчета и цель, которую он хочет достичь.
  • Вы добавили подписи над таблицами и под изображениями/графиками.
  • Является ли содержание отчета ясным, логичным, фактическим, соответствует ли теме, по существу?
  • Формулирует ли заключение результаты, переформулирует ли основную идею и не включает ли новую информацию?
  • Четко ли обозначены заголовки и подзаголовки?
  • Актуальны, актуальны и правильно ли указаны цитаты?
  • Использовали ли вы разрывы страниц там, где это необходимо?

Теперь давайте запустим Microsoft Word и познакомим вас с функциями, которые помогут собрать воедино черновик. вашего отчета и представьте его как профессиональный документ.

Полезные функции Microsoft Word для написания отчетов

Воспринимайте это как небольшие советы и осваивайте их один за другим..

Microsoft Word — это большая гаубица со множеством гаек и болтов. Давайте сосредоточимся на ключевых наборах навыков и инструментах, которые вам понадобятся для планирования, подготовки и представления профессионального отчета. Функции Microsoft Word, о которых мы расскажем ниже, также являются ярлыками для повышения производительности, которые облегчат вашу работу.

Совет. Воспользуйтесь помощником Microsoft Word 2016 «Скажи мне», чтобы узнать больше о новых функциях пакета Office.

Начнем с трех предварительных инструментов …

Использовать специальную вставку

Для большинства из нас, когда нам нужно скопировать текст или изображение в Word, сочетание клавиш CTRL + V отлично подойдет. Но иногда нам может понадобиться вставить скопированные данные в другой формат, например данные Excel в виде изображения. С помощью команды Специальная вставка вы можете отменить или указать формат при вставке изображения, данных презентации, таблицы или объекта из любой другой программы в Word.

Вы будете много работать с таблицами и диаграммами Excel в профессиональном документе.

Если вы просто скопируете то, что хотите, и нажмете «Вставить», вы заметите, что данные будут вставлены в виде таблиц. Но если это большая область ячеек, которую вы хотите вставить, и вы не хотите ее редактировать, вы можете вставить ее как изображение с дополнительной возможностью редактирования.

В Microsoft Excel: выделите и выделите ячейки, которые вы хотите скопировать> Нажмите CTRL + C.

В Microsoft Word: перейдите на Домашняя страница> Вставить> Специальная вставка . Выберите Специальная вставка и в диалоговом окне выберите Объект листа Microsoft Office Excel .

Вы можете изменить размер данных, как это было изображение, и если вы дважды щелкните, вы сможете редактировать значения. Вы можете изменить таблицу или диаграмму и переделать ее. А если вы обновите данные в диаграмме или таблице в Excel, вы можете автоматически обновить диаграмму в Word.

Попробуйте также контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши. Появится меню Специальной вставки:

Есть другие варианты для импорта данных из Excel в Word. На странице поддержки Microsoft Office они также подробно описаны.

Используйте Исследователя

Да, есть Google и Википедия. Но постоянное переключение с Word на браузер может снизить вашу продуктивность. Office 2016 вносит мощную исследовательскую интеграцию в эту тяжелую работу. Исследователь может не только помочь вам найти контент в Microsoft Word, но и быстро добавить цитаты. Он использует сеть знаний Bing, чтобы найти нужный контент для поддержки вашего документа.

Перейдите на Лента> вкладку Ссылки и c выберите Исследователь .. Справа откроется панель с параметрами поиска.

Введите ключевое слово для темы, которую хотите найти, и нажмите Enter.

На панели результатов отображается список источников, которые вы можете использовать в своем документе. Выберите тему для подробного изучения.

Добавьте тему в свой документ Microsoft Word, щелкнув значок плюса в правом верхнем углу. Вы также можете щелкнуть значок плюса на любом результате, чтобы процитировать источник в своем исследовательском документе. Источник цитирования поможет вам подкрепить свои исследования веб-источниками и книгами.

Как мы увидим позже, аннотированная библиография — одна из самых сложных частей документа. Исследователь — умный помощник, который вмешивается.

Закрепите часть вашего документа Word

Давайте примем как должное, что ваш профессиональный отчет будет долгой и сложной работой. Вы можете разделить окно Word на две панели, чтобы вы могли одновременно просматривать две разные части документа. Это ценная экономия времени, когда вы хотите копировать и вставлять части из одного места в другое или ссылаться на одну часть документа, работая в другой.

Перейдите на Лента> вкладку «Просмотр»> «Разделить» .

Чтобы удалить разделение, нажмите Удалить разделение на той же вкладке.

Группа Windows дает вам несколько вариантов для изменения способа вы работаете с двумя или более документами. Функции говорят сами за себя.

Чтобы прокрутить оба документа одновременно, нажмите Синхронная прокрутка в группе «Окно» на вкладке «Вид». Вы также можете нажать Просмотр рядом , чтобы поместить две части документа рядом друг с другом.

Совет. Используйте разделенный вид для отображения двух разных макетов — например, для печати и контура. Установите раскол. Затем щелкните панель, которую вы хотите изменить, и выберите другой макет на вкладке «Просмотр».

Работа над макетом и дизайном

Представление отчета — это то, что в первую очередь побуждает кого-то прочитать отчет, и поэтому очень важно, чтобы ваш отчет был хорошо представлен. Если бы у вас был выбор из четырех отчетов для чтения, что вы выбрали?

  1. Отчет, написанный от руки.
  2. Черно-белый документ.
  3. Отчет, распечатанный на обычной цветной бумаге формата A4.
  4. Отчет, напечатанный в цвете, с броским титульным листом, аккуратно ограниченным и красивым?

Вы возьмете четвертый отчет, потому что он привлечет вас к нему только за счет внешнего вида.

Лицевая обложка — не единственная причина. Хорошо составленный отчет легче читать. Также легче сканировать, когда у вас нет времени читать. Вот почему вам нужно уделить время вашим верхним и нижним колонтитулам, а также различным стилям и темам. Вкратце — форматирование каждого элемента в отчете.

Форматирование может показаться сложной задачей, но это увлекательное упражнение, которое задействует все ваши творческие мускулы. Ключевыми выводами будут навыки, которые вы сможете применить ко всему в Microsoft Office в будущем. И вы сэкономите время, воспользовавшись всеми советами по повышению производительности, которые вы здесь изучили.

Microsoft Word 2016 обладает богатым набором функций. Это лишь некоторые из способов, которыми ваш отчет может отличаться от остальных и быть профессиональным. Итак, давайте разберемся с версткой и дизайнерскими навыками.

В этом разделе будут описаны эти функции шаг за шагом:

  • Начать с титульной страницы
  • Создание оглавления
  • Создание верхнего и нижнего колонтитула
  • Добавление номеров страниц

(Отформатируйте содержимое)

  • Выберите правильные шрифты
  • Стиль абзацев
  • Управление разрывами страниц
  • Использование стилей и тем
  • Подписи
  • Использование быстрых частей
  • Украсить рамками страницы

1. Начните с титульной страницы

Первая страница — это первая точка контакта с вашим читателем. Это также ваша возможность произвести благоприятное впечатление. Не позволяйте недостатку художественных навыков служить оправданием, потому что Word берет на себя эту работу со своей встроенной галереей титульных страниц. Все, что вам нужно сделать, это связать одного с темой отчета.

Microsoft Word 2016 предлагает вам 16 предварительно отформатированных шаблонов и еще три на Office.com.

Перейдите в Вставить> Группа страниц> Титульная страница .

По умолчанию титульная страница появляется в начале документа.

Поскольку предлагается всего 16 «официальных» шаблонов, вы можете обнаружить, что все ваши коллеги имеют одинаковую титульную страницу. Так почему бы не настроить его и не сделать немного более уникальным.

Вы можете создать титульную страницу (или титульную страницу) в Microsoft Word, которая может быть оригиналом в стопке. Сохраните его как шаблон или легко измените дизайн на лету.

2. Составьте оглавление

Обычные читатели сканируют. Хорошие читатели сначала сканируют, а затем глубоко погружаются. Оглавление предоставляет путевые точки, которые помогают обоим. Когда это длинный и сложный документ, не лучше ли вам проверить расположение земли, прежде чем отправиться в интересующий вас раздел?

Рассмотрите оглавление (TOC), если ваш документ содержит более 10 страниц. Вы должны сначала убедиться, что вам не нужно переупорядочивать какие-либо страницы в документе перед созданием оглавления.

В Microsoft Word вам не нужно писать весь оглавление вручную.. На вкладке Ссылки есть автоматический инструмент содержания , который берет ваш план и разрабатывает его для вас. Кроме того, вы можете легко обновлять его, когда хотите что-то изменить.

Существуют также шаблоны, которые вы можете загрузить и подогнать под характер контента. Например, содержание диссертации будет отличаться от содержания годового отчета компании.

У нас есть полное руководство о том, как создать страницу оглавления в Word.

Суть в следующем:

Создайте структуру и используйте стили заголовков для организации иерархии. Примените автоматический инструмент оглавления к стилям заголовков. Word 2016 выполняет поиск этих заголовков, а затем вставляет оглавление в документ. Затем вы можете автоматически обновлять оглавление, если вы вносите изменения в свой документ.

Для более удобного управления вы также можете использовать стиль Оглавление вручную . Word вставляет текст-заполнитель, и вам нужно вставить и отформатировать каждое содержимое в списке.

3. Создайте свой верхний и нижний колонтитулы

Верхние и нижние колонтитулы важны в отчетах, поскольку их основная цель — предоставить информацию об отчете на каждой странице. Это общие области отображения номеров страниц. Заголовок документа должен содержать заголовок отчета и, возможно, имя автора. Название текущего раздела полезно.

Нижний колонтитул, с другой стороны, должен включать номера страниц, дату публикации и другую необходимую административную информацию. Обратите внимание, что в некоторых руководствах по стилю есть специальные рекомендации для верхних и нижних колонтитулов.

Начнем с заголовка в вашем документе и придадим ему уникальный вид.

Выберите Insert , затем выберите либо Заголовок или Нижний колонтитул группы. Встроенная галерея показывает вам несколько вариантов, из которых вы можете выбрать.

Верхний и нижний колонтитулы вставляются в ваш документ с текстом или таблицей-заполнителем. Инструменты верхнего и нижнего колонтитула открываются на ленте для других операций форматирования, таких как дата, время или изображение.

Введите текст и выберите Закройте верхний и нижний колонтитулы .

Вы можете начать с пустого верхнего и нижнего колонтитула. Если у вас есть навыки дизайна, используйте Инструменты для работы с верхними и нижними колонтитулами , чтобы создать свои собственные. Освойте пространство верхнего и нижнего колонтитула, если вы хотите создавать собственные фирменные бланки для своей организации. Вы можете использовать элементы бренда, такие как логотипы компании или организации, вверху и аккуратно отформатированные сноски внизу

Давайте попробуем изменить один из встроенных заголовков. Я выбрал Facet из галереи.

На окончательный вид потребовалось две минуты, чтобы собрать вместе простые текстовые эффекты и значок, взятый из галереи значков Microsoft Office.

Верхний и нижний колонтитулы на месте. Но как узнать, где вы находитесь в документе? Вставьте номера страниц в качестве следующего важного указателя.

4. Добавьте номера страниц

Номера страниц лучше всего выглядят в нижнем колонтитуле (в отличие от верхнего колонтитула, как на изображении выше) . Вы можете добавить базовый номер страницы с помощью кнопки Вставить> Номер страницы на ленте. Вы также можете добавить его из вкладки Дизайн , которая появляется, когда вы добавьте верхний и нижний колонтитулы.

У вас много контроля номеров страниц. C выбирайте из широкого диапазона числовых форматов и настраивайте их в соответствии с вашими потребностями. В этом случае мы добавляем число в нижний колонтитул, но вы можете поместить их вверху или даже на полях. В этом примере я разместил номер страницы внизу слева. Но я хотел бы изменить внешний вид и формат по умолчанию.

Например: Использование «Страница X из XXX» улучшает индикатор для длинного документа.

Выберите номер страницы. Перейдите в Вставить> Быстрые части . В раскрывающемся меню выберите Поле . Вы также можете открыть диалоговое окно «Поле» на вкладке «Дизайн верхнего и нижнего колонтитула».

Создайте внешний вид любого номера страницы в документе и Все остальное Word обновляет автоматически. Номера страниц являются наиболее распространенными элементами нижнего колонтитула, но они также могут содержать любую другую информацию, например, верхний колонтитул. С помощью параметров в группе «Вставить» вы можете добавить дату и время, информацию о документе, изображения и многое другое в свой верхний или нижний колонтитул.

Затем мы переходим к форматированию содержания.

Визуальная привлекательность вашего профессионального отчета сопровождается «украшением», которое вы применяете к содержанию. Форматирование также является важным шагом для документа, который хорошо оформляется. Итак, вы должны сосредоточить много энергии на выборе правильного шрифта, пространства абзаца и цветов.

Не волнуйтесь. Даже художникам с ограниченными возможностями эта часть будет легкой, потому что Microsoft Word поставляется с темами и визуальными стилями по умолчанию. Начнем с самого основного элемента документа.

5. Выбор и стиль правильного шрифта

Выбор шрифта в профессиональном отчете Word не только определяет, как выделяется текст, но и как он печатается. Вам нужно и то, и другое для максимального воздействия.

Вы можете применить гарнитуру (то есть визуальный вид шрифта) либо ко всему документу, либо к определенным частям документа. Все варианты шрифтов доступны на вкладке «Главная». Перейдите на Главная> Шрифт .

Шрифт по умолчанию в Microsoft Word 2016 — Calibri. Смотрите дальше, ведь у вас есть из чего выбирать. Если вы выберете Times New Roman, вас могут посчитать ленивым, если вы выберете Windings, ну… Я не думаю, что мне нужно это объяснять. Поэтому убедитесь, что вы выбрали удобный для чтения шрифт, подходящий для отчета. На всякий случай выберите один из этих профессионально выглядящих шрифтов Google; они доступны бесплатно.

Совет: Баскервиль и Джорджия — хорошие альтернативы чрезмерно часто используемому Times New Roman

Попробуйте другое сочетание шрифтов для основного текста текст и заголовки (и подзаголовки). Несколько веб-сайтов, таких как FontJoy и TypeWolf, помогут вам поэкспериментировать с сочетаниями шрифтов. Вы также можете скачать и использовать собственные шрифты. Но помните правило большого пальца — никогда не используйте более трех разных шрифтов в документе.

Для дополнительной пикантности попробуйте буквицу, улучшающую текст.

6. Стиль абзацев

Если вы хотите, чтобы ваши строки располагались с двойным или одинарным интервалом, вам необходимо изменить формат абзацев. Изменяя интервал, вы можете упростить чтение документа или создать впечатление, что он длиннее и что вы вложили в него больше работы.

Чтобы изменить абзац для всего документа, это лучше всего выделять каждый блок текста; в противном случае, если вы используете в своем отчете заголовки, они тоже изменятся. Другой лучший вариант — настроить конкретный стиль, который вы используете для форматирования абзаца.

Для этого перейдите на Домашнюю страницу > Стили . Щелкните правой кнопкой мыши стиль, который хотите изменить, и выберите Изменить . Щелкните Формат> Абзац , который находится внизу диалогового окна. Теперь измените интервал, отступ и выравнивание для абзаца. Нажмите OK , чтобы закрыть диалоговые окна.

Если вы хотите изменить меньшую часть документа , выберите то, что вы хотите изменить. Щелкните правой кнопкой мыши выделенный текст и выберите Абзац . Появится такое же диалоговое окно, как указано выше.

7. Управление разрывами страниц

Разрыв страницы — по самому своему имени — разбивает непрерывный блок текста на две страницы. Разрывы страниц — важные структурные элементы для длинных документов.. Word автоматически вставляет разрыв страницы в конец страницы. Но в длинном документе вы можете размещать разрывы страниц там, где вам нужно.

Чтобы вставить разрыв страницы вручную, нажмите Вставить> Разрыв страницы. (Сочетание клавиш: CTRL + Enter)

Разрыв страницы выглядит так, когда вы нажимаете команду Показать/скрыть в группа абзацев .

Но что, если вы хотите сохранить кучу строк вместе на странице или в столбце и не разделять их из-за разрыва страницы? Макет находится под вашим контролем. Щелкните маленькую стрелку в правом нижнем углу группы абзацев.

В поле Абзац щелкните Строка и Разрывы страниц. Выберите один из четырех вариантов разбивки на страницы:

  • Вдова/сирота как минимум два строки абзаца вверху или внизу страницы.
  • Сохранить в следующем предотвращает разрывы между абзацами, которые вы хотите сохранить вместе.
  • Держать строки вместе предотвращает разрывы страниц в середине абзацев.
  • Разрыв страницы перед добавляет разрыв страницы перед определенным абзацем.

Мы также показали, как при необходимости удалять разрывы страниц.

8. Использование стилей и тем

Стили и темы, возможно, являются двумя наиболее редко используемыми функциями в Microsoft Word. Но я думаю, вы должны использовать их при любой возможности, чтобы сэкономить много времени.

Но в чем разница между темой и стилем? Microsoft сообщает:

Темы предоставляют быстрый способ изменить общий цвет и шрифты. Если вы хотите быстро изменить форматирование текста, стили Word — самые эффективные инструменты.

Итак, поскольку темы определяют общий вид с помощью цвета, эффектов и шрифтов — начните с сначала хорошая тема для вашего документа. Затем используйте стили, чтобы копаться в определенных частях, для которых вы хотите изменить внешний вид.

Для тем: перейдите на вкладку Дизайн . Выберите тему из галереи. Вы можете увидеть предварительный просмотр цветовой комбинации.

Для стилей : выделите часть текста, которую хотите изменить. Перейдите в группу Стили на вкладке Главная . Вы можете предварительно просмотреть, как они выглядят. Выберите стиль, подходящий для вашего контента. Например, выберите стиль заголовка для заголовков в вашем документе. Или особый стиль для любых цитат. Вы также можете изменить существующий стиль и создать новые стили с нуля.

9. Подписи

Каждое изображение, диаграмма или иллюстрация нуждается в подписи, четко описывающей их. Это одна строка текста, обычно расположенная под изображением.. Подписи также являются важной ссылкой, когда вам нужно упомянуть их в другом месте. Многие документы опускают эту маленькую деталь.

Легко добавить подпись. Щелкните правой кнопкой мыши иллюстрацию, к которой вы хотите добавить заголовок. Выберите Добавить подпись .

В диалоговом окне добавьте текст заголовка и настройте остальные варианты. На подписи можно автоматически ссылаться в Word.

10. Используйте быстрые части

В профессиональных документах может быть много повторов. Вот почему вам следует начать использовать быстрые части для шаблонного контента, который вы постоянно используете повторно. Например, предположим, что есть пункт контракта, который вы включаете в каждый документ. Или немного вводной информации. Вместо того, чтобы повторять копирование и вставку, сохраните их как быстрые части и используйте их снова и снова.

Быстрые части также являются разновидностью строительный блок . Вы можете увидеть галерею всех повторно используемых блоков контента в Building Block Organizer .

Сохраните и повторно используйте свои собственные быстрые части в два шага:

  1. Выберите фразу, предложение или другую часть документа, которую вы хотите сохранить в галерее.
  2. Перейдите в Вставка> Группа текста> Быстрые части> Сохранить выделение в галерее быстрых частей . Измените имя и добавьте описание, если хотите. Нажмите ОК .

Так же легко вы можете повторно использовать сохраненный фрагмент контента.

Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить выделение из галереи быстрых частей. Перейдите в Вставка> Текстовая группа> Быстрые части . Затем щелкните предложение, фразу или другой сохраненный фрагмент, который вы хотите использовать повторно.

Вы заметите еще три категории в меню «Быстрые части».

Автотекст: Word 2016 сохранил старую функцию Автотекст . Он работает как быстрые части для любого блока текста, который вы часто используете. Пример: заметка, которую вы хотите использовать с каждым документом.

Свойство документа: набор постоянных свойств, которые вы можете включать в каждый документ. Пример: название компании или автор.

Поля: это предопределенные элементы, которые обновляются автоматически. Пример: дата, время, номера страниц и т. Д.

Помните, что записи для свойства документа иногда могут включать информацию, которой вы не хотели бы делиться со всеми. Поэтому внимательно следите за этими полями и при необходимости удаляйте скрытые личные данные.

11. Украсьте границами страницы

Границы страницы хорошо смотрятся не только на листовках и приглашениях. Если все сделано правильно, они могут добавить классику в документ. В меню «Дизайн» на ленте доступны различные стили линий, их ширина и границы.

Перейдите в Дизайн> Границы страницы .

В поле Границы и затенение используйте вкладку Граница страницы для создания границы.

Настройки говорят сами за себя. Попробуйте Shadow или 3-D с правильными цветами, чтобы добавить тонкую, но элегантную границу. Художественные стили с границами в виде картинок могут показаться слишком яркими для профессиональных документов.

Используйте четыре угловые кнопки в окне Предварительный просмотр , чтобы выбрать стороны страницы для рисования границ. Нажмите эти кнопки, чтобы удалить или добавить границы по своему усмотрению.

Поместите курсор на первую страницу документа, если вы хотите поместить рамку только вокруг первой страницы. Вы также можете установить границы вокруг определенных страниц в разделе. Установите курсор в разделе — либо на первой странице этого раздела, либо на следующей странице.

Ссылки и совместная работа

Отчет Word может показаться неуправляемой рутиной. Это как сложить миллион куч сена в аккуратные стога. Идея состоит в том, чтобы точно знать, в какой стопке находится нужный вам штифт. Эти функции призваны упростить задачу.

1. Создание индекса

При написании больших документов, таких как отчет, содержащий много информации, страницы с содержанием может быть недостаточно. В конце документа должен появиться Индекс с номерами страниц для ключевых слов и информацией в отчете. Создайте указатель, чтобы помочь читателю найти нужную информацию, указав только номер страницы.

Сделайте индекс, если ваш документ содержит более 20 страниц. Microsoft Word 2016 не позволяет процессу ошеломить вас. В основном он состоит из двух частей:

  • Выберите слова или информацию, которые вы хотите включить в указатель.
  • Разместите указатель в нужном месте документа.

Вы можете просмотреть готовый документ и отметить слова или фразы, которые хотите включить в индексируйте или отмечайте их по мере продвижения. В любом случае выберите текст, который вы хотите использовать в качестве записи указателя, или щелкните то место, куда вы хотите вставить запись.

1. Нажмите Ссылки > Отметить запись .

2. Отредактируйте текст в Диалоговое окно «Отметить запись указателя» . Вы также можете добавить подпункт, который дополнительно определяет основное слово, которое вы использовали в указателе. Вы можете добавить несколько уровней, и каждый будет отображаться с отступом под основной записью.

3. В разделе Параметры , вы также можете создать перекрестную ссылку на другую основную запись. Читатель может использовать это, чтобы ссылаться на соответствующую информацию в другом месте того же документа.

4. Используйте формат номера страницы, чтобы определить внешний вид номеров страниц в указателе.

5. Нажмите Отметить , чтобы отметить запись указателя. Чтобы пометить этот текст везде, где он появляется в документе, нажмите Отметить все .

6. Повторите процесс для всех слов и фраз, которые вы хотите включить в указатель.

Вы создали свой индекс. Вставьте его в нужное место ближе к концу документа.

1. Щелкните страницу, на которую вы хотите вставить указатель.

2. Нажмите Ссылки> Вставить указатель .

3. Откроется диалоговое окно Индекс . Здесь вы можете выбрать форматирование текстовых записей, номеров страниц, табуляций и начальных символов.

4. Выберите внешний вид из различных форматов в list и проверьте окно предварительного просмотра справа. Помните, что в окне предварительного просмотра фактический индекс не отображается. Это просто «симуляция» того, как это будет выглядеть.

5. Нажмите ОК . Ваш индекс теперь готов.

Иногда вам может потребоваться добавить дополнительные записи в указатель после того, как вы вставили его на страницу. Отметьте запись и перейдите в Ссылки> Обновить указатель , чтобы включить новые упоминания.

Кроме того, добавьте заголовок для указателя, потому что Word не делает этого автоматически.

2. Создание библиографий

Ваш документ почти готов. Теперь вам нужно отдать должное всем остальным исследовательским работам и идеям, на которые вы ссылались в своем документе. Пришло время библиографии.

Для отчета компании может не потребоваться библиография, но научная статья без нее не закончена. Библиография — одна из самых кропотливых работ в академическом отчете. Перед тем, как сесть в рамку для библиографии, вы должны привести в порядок все цитаты. Кроме того, определитесь со стилем цитирования (обычно в стиле MLA, APA или Чикаго) в соответствии с руководящими принципами вашего предмета.

Не стесняйтесь воспользоваться сторонними генераторами цитирования и библиографии для создания этого раздела.

Но в Microsoft Word 2016 есть полный набор инструментов, чтобы сделать этот процесс максимально безболезненным. Итак, перейдите к тому месту в документе, где вы хотите разместить библиографию.. Хорошо, если у вас есть хотя бы одна цитата, но даже если у вас ее нет, Word 2016 позволяет использовать ссылку-заполнитель и заполнять источники позже.

Нажмите Ссылки> Библиография .

Word предлагает несколько стилей библиографии, которые различаются только названиями заголовков. Выберите подходящий стиль, а затем вставьте цитаты с помощью кнопки в группе Цитаты и библиография .

Инструмент библиографии состоит из нескольких шагов. Для краткости я направлю вас на отличную страницу справки Microsoft Office, которая представляет собой пошаговое руководство.

В некоторых научных статьях вас попросят создать аннотированную библиографию. Это более конкретная версия библиографии со списком ссылок на журналы, книги, статьи и другие документы, за которым следует краткий абзац. Абзац — это описание источника и того, как он поддерживает вашу статью.

3. Перекрестные ссылки

Вы можете использовать перекрестные ссылки, чтобы помочь читателю ориентироваться в длинном документе. В любой точке документа вы можете попросить читателя вернуться к заголовку, номеру страницы, изображению, диаграмме, сноске, концевой сноске и абзацу. Перекрестная ссылка — это удобный способ связать вместе связанную информацию. Читателю просто нужно щелкнуть ссылку, чтобы перейти к этому фрагменту информации.

Вот как начать:

1. Выберите место для перекрестия ссылку и введите текст, который рассказывает об этом читателю. Например: «См. Диаграмму 3 для будущих тенденций».

2. Перейдите к Вставить> Перекрестная ссылка .

3. В поле Тип ссылки щелкните раскрывающийся список, чтобы выбрать то, на что вы хотите создать ссылку.

4. Параметры в Раскрывающийся список «Вставить ссылку на » изменится в соответствии с вашим выбором выше.

5. В поле Для чего просмотрите варианты и сообщите Word точную информацию, на которую нужно ссылаться.

6. Установите флажок Вставить как гиперссылку , чтобы создать гиперссылку для указанной информации.

7. Нажмите Вставить , чтобы включить перекрестную ссылку в документ.

Помните, мы упоминали подписи? Вы можете делать перекрестные ссылки на уравнения, рисунки, графики и таблицы, если вы использовали подписи под ними.

Word не может создать перекрестную ссылку на то, чего не существует. Word сообщит вам об этих ошибках, а также автоматически обновит перекрестные ссылки при изменении номера страницы или текста элемента, на который имеется ссылка.

4. Использование комментариев

Профессиональный отчет может быть отдельной работой, или вы можете воспользоваться помощью команды, чтобы подготовить первый черновик. Скромный Комментарий — один из наиболее редко используемых инструментов документа Word. Он отображается в виде цветного прямоугольника на полях или в области просмотра.

Вы можете использовать комментарии как небольшие стикеры или самостоятельные заметки. Оставляйте себе небольшие заметки на полях, когда вы пишете, редактируете и исправляете отчет или рукопись. Будьте изобретательны — добавьте дополнительные ссылки на другие ресурсы, используйте их для получения советов и указателей, укажите ссылки на различные части документа или создайте ссылку для обратной связи для ваших читателей. А когда вы доработаете, вы легко сможете удалить все комментарии в Word.

Microsoft Word 2016 также является усовершенствованным инструментом для совместной работы. Комментарии играют огромную роль в передаче отзывов в команде. Вот как работает система комментариев …

1. Выделите текст, к которому хотите добавить комментарий, или щелкните в конце текстового блока.

2. Перейдите в Insert> Комментарий . Введите свой комментарий в поле. Комментарии появятся в области разметки справа. Представление «Макет печати» обычно является лучшим способом увидеть комментарии рядом с текстом.

3. Перейдите в Обзор и просмотрите дополнительные варианты комментариев. На этой вкладке также показаны все элементы управления для отслеживания изменений и комментариев в совместном документе. Используйте параметры разметки, чтобы отобразить или скрыть комментарии. Например: Без разметки скроет комментарии и область разметки справа.

Завершите отчет

После того, как основная часть вашего отчета будет завершена и сохранена, пора завершить ваш отчет. Когда я говорю «завершить», я не имею в виду вычитку. Это тоже нужно сделать. Теперь вы должны принять меры безопасности, чтобы защитить отчет от несанкционированных изменений и плагиата.

Эти меры безопасности придадут дополнительный уровень аутентичности вашему электронному файлу, прежде чем вы поделитесь им.

В этом разделе будут рассмотрены:

  • Подписи
  • Вставка водяных знаков
  • Сделать документ доступным только для чтения
  • Защита документа паролем
  • Печать документа в формате PDF

1. Подписи

Вы можете добавить текстовую подпись для индивидуального подхода к отчету. Но простая текстовая подпись не требует аутентификации. Цифровая подпись — лучший способ защитить ваш документ от несанкционированного доступа. Цифровая подпись подтверждает, что документ был получен от подписавшего и никоим образом не был подделан..

Давайте создадим строку подписи в Microsoft Word 2016.

В документе поместите курсор в то место, где вы хотите создать строку подписи.

1. Перейдите в Insert > Text group > Строка подписи и щелкните Строка подписи Microsoft Office .

2. Откроется диалоговое окно Настройка подписи . Заполните поля, как указано. Если вы отправляете документ другому лицу для подписания, добавьте инструкции для подписавшего в предназначенное для него поле ( Инструкции для подписавшего ). Подписывающая сторона также может добавить цель подписания, если установлен флажок Разрешить подписывающей стороне добавлять комментарии в диалоговом окне «Подписать» .

3. Нажмите ОК , и теперь в документе будет отображаться заполнитель для подписи.

Введите подпись:

Если вам нужно подписать документ цифровой подписью, перейдите к строке подписи и щелкните ее правой кнопкой мыши.

Вам будет предложено подписать цифровое удостоверение личности. Если у вас его нет, Microsoft посоветует вам получить его у партнера по обслуживанию подписи.

Если у вас нет цифрового удостоверения личности, вы можете просто вставить текстовое представление строки подписи. Вы можете использовать письменную подпись или изображение, не требующее аутентификации.

2. Вставка водяных знаков

Водяной знак Microsoft Word — это «поддельный», но все же полезный визуальный индикатор состояния документа. Например, вы можете использовать водяной знак с надписью «Черновики», чтобы отличить его от окончательной версии документа. Или используйте водяной знак, чтобы указать, что документ защищен авторским правом или является конфиденциальным.

Отметка «Черновик» является наиболее распространенной. Но в Microsoft Word есть несколько других водяных знаков на выбор.

1. Перейдите в Дизайн > Фон страницы и выберите Водяной знак . Кнопка водяного знака будет активна только в режиме печати.

2. Вы можете выбрать изображение или текстовый водяной знак. из галереи. Доступны как горизонтальные, так и диагональные версии. В диалоговом окне представлены все параметры настройки окончательного вида водяного знака. Попробуйте разные шрифты, макеты, размеры и цвета.

3. Вы можете ввести свой собственный текст в поле «Текст», чтобы создать собственный водяной знак.

4. Нажмите OK , чтобы применить водяной знак к вашему документу. Word автоматически применяет водяной знак ко всем страницам, кроме титульной.

3. Сделайте документы «только для чтения»

Профессиональный отчет по своей природе не должен редактировать читатели. Преобразование документа в PDF — это один из способов. Но вы также можете применить еще несколько ограничений в Microsoft Word и предотвратить случайное изменение или упущение любого рода.

Есть три способа защитить документ.

Сначала — сделайте ваш документ «только для чтения».

Это гарантирует, что ваш документ можно будет только читать или копировать. Это не помешает никому скопировать файл и внести в копию изменения.

1. Перейдите на вкладку Файл > Информация > Защитить документ > Пометить как окончательный.

2. Когда читатели открывают документ, панель наверху предлагает читателям рассматривать этот документ как доступный только для чтения. Но они могут нажать «Все равно редактировать», чтобы открыть документ в режиме редактирования.

Второе — Защита документа паролем.

Защитите свой документ от нежелательных изменений паролем.

1. В разделе Защитить документ выберите Зашифровать паролем . Введите пароль и нажмите ОК .

2. В Подтвердите пароль введите пароль еще раз, а затем нажмите ОК . Документ откроется, и читателю будет предложено ввести пароль.

Microsoft использует AES (Advanced Encryption Standard), длину ключа 128 бит, SHA1 (алгоритм криптографического хеширования, который генерирует почти уникальный 160-битный ключ для замены открытого текста) и CBC (шифр block chaining), чтобы вызвать у хакера заслуженную головную боль.

Третий — ограничение редактирования.

Эта функция управления помогает вам как автору решать, какие части документа могут редактировать другие и который будет заблокирован. Думайте об этом как о вышибале, который впускает VIP-персон, но в остальном закрывает дверь для простых людей.

1. Перейдите в Обзор > Ограничить редактирование .

2. В рамках Ограничения редактирования , установите флажок Разрешить только этот тип редактирования в документе и убедитесь, что в списке указано Без изменений (только чтение) .

Без изменений (только чтение) — тип ограничения по умолчанию. Чтобы установить другой уровень ограничений для документа, щелкните меню и выберите «Отслеживаемые изменения», «Комментарии» или «Заполнение форм».

3. Чтобы освободить некоторые разделы от блокады редактирования, выберите разделы для редактирования без ограничений. Чтобы выбрать более одной области, нажмите CTRL , выбирая область с помощью мыши.

4. Вы можете установить флажок Все в разделе «Исключения» (необязательно) на панели «Ограничить редактирование». Или нажмите Другие пользователи … и разрешите только определенным пользователям изменять разделы. Допустимые площади будут отмечены квадратными скобками.

5. Нажмите Да, начать принудительную защиту .

Теперь введите уникальный пароль в открывшееся поле. Вы должны ввести его еще раз, чтобы подтвердить это.

Пароль не обязателен. Но это гарантирует, что никто не сможет просто щелкнуть Остановить защиту и отредактировать документ. Если вы все еще параноик, зашифруйте свой документ Microsoft Word, как мы это сделали во втором процессе выше.

4. Распечатайте отчет в формате PDF

Формат переносимого документа имеет множество преимуществ. Не в последнюю очередь это кроссплатформенная совместимость на всех компьютерах. Ваш документ готов, и теперь вам нужно поделиться им или отправить на печать. Многие профессиональные отчеты — например, юридический документ — должны сохранять заданный формат.

Сохранить или преобразовать копию в PDF. Microsoft Word 2016 не требует никаких сторонних надстроек.

Перейдите в Файл > Экспорт > Создать PDF/XPS .

Помните, что ваш документ Word может содержать конфиденциальную информацию, которую вы не хотят быть включены в PDF. Удалите его перед публикацией в PDF. В окне Опубликовать как PDF или XPS выберите Параметры . Затем выберите Документ и снимите флажок Свойства документа . Задайте любые другие параметры и нажмите ОК .

Перейдите туда, где вы хотите сохранить файл, и нажмите Опубликовать .

Следующий шаг …

Вы близки к финишу. Отчет готов к передаче вашим читателям. Но осталась одна последняя работа.

Переверните страницы и убедитесь (еще раз), что ваш отчет удобен для чтения. Подойдите к нему глазами читателя. Вы организовали свои мысли и убедительно написали? Хорошо ли сочетается информация с диаграммами и иллюстрациями? Могут ли они просмотреть и быстро найти информацию? Текст читается? Используйте показатель удобочитаемости, чтобы оценить уровень читаемости ваших документов в качестве последнего шага.

Вы также могли заметить, что мы не охватили некоторые аспекты Microsoft Word.. Например, таблицы Microsoft Word — важный инструмент для отображения данных. Или возможности списков в управлении информацией.

Microsoft Word более четверти века, и в нем много мелких функций. В MakeUseOf мы рассмотрели каждый уголок этого зверя. Итак, воспользуйтесь нашими ресурсами, чтобы узнать больше об этом программном обеспечении бесплатно. Каждая новая изучаемая функция Microsoft Word сделает вашу жизнь проще.

Сделайте ваш отчет ярким

Как Автор Натаниэль Хоторн сказал:

Легкое чтение чертовски сложно писать

Разве это не верно и для профессионального написания отчетов? В конце концов, если у вас есть выбор, никто не захочет его читать. Написание бизнес-отчета и его использование для общения — две разные вещи. Microsoft Word — это просто инструмент — это ваша работа.

Для некоторых альтернатив ознакомьтесь с лучшими текстовыми редакторами в Интернете. А если вам нужна дополнительная помощь в профессиональном письме, узнайте, как извиняться в электронном письме и серьезно относиться к нему.

Каковы лучшие методы написания профессиональных бизнес-отчетов? Расскажите нам в комментариях.

.

Оцените статью
oilgasindustry.ru
Добавить комментарий