Как сохранить документы Office 2016 в облаке

Более 1,2 миллиарда человек во всем мире используют Microsoft Office.

Скидка на 80% Fortune 500 компании, использующие Microsoft с облачными корпоративными решениями. Даже в этом случае оставшееся население представляет собой огромную межгалактическую сеть пользователей. Некоторые могут по-прежнему придерживаться однопользовательской привычки сохранять файлы на рабочий стол, но большая часть должна использовать преимущества облачного подключения, предоставляемого Office 2016.

Облако, объем рынка которого, по прогнозам, к 2016 году составит 204 млрд долларов, это путь вперед для повышения производительности офиса. Microsoft опоздала с игрой, но теперь она — часть того стада, которое меняет способ нашего сотрудничества и роста. Office 365 вывел Microsoft на вершину рейтингов популярности.

Где вы оцениваете свои навыки совместной работы в облаке?

Давайте начнем с малого с понимания различных способов сохранения файлов Office 2016 в облаке. Совместная работа начинается с команды Сохранить .

Перейдите в представление Backstage

Сохраните документ в первый раз, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов быстрого доступа или открыв представление Backstage, нажав Файл> Сохранить или Сохранить как . Любое из действий открывает страницу «Сохранить как» и дает вам места для сохранения файла.

Вы можете сохранить документ в определенной папке на рабочем столе или в облаке на OneDrive. Вы также можете добавить место хранения SharePoint, если ваша компания использует платформу. Нажмите Добавить место , чтобы добавить места.

По умолчанию только Microsoft Office предоставляет OneDrive в качестве облачного хранилища для обычного пользователя.

Другие варианты облака (т.е. конкуренты Microsoft) не доступно на экране выше. Вы можете перейти к локальным папкам (т. Е. К клиентам синхронизации) Dropbox и Google Диска из диалогового окна Открыть или Сохранить как , но это невозможно. для прямого доступа к облачным папкам с экрана выше.

Это пробел, который мы собираемся устранить с помощью нескольких инструментов и советов.

Преимущества использования других местоположений облачного хранилища

Включение двух других доминирующих вариантов облачного хранилища дает несколько преимуществ:

  • Это поможет вам добавить избыточности и избежать сбоев в работе с данными..
  • Это расширяет рамки вашего сотрудничества, поскольку другие пользователи могут не работать на платформе Microsoft.
  • Он помогает быстро распространять документы в соответствии с вашими рабочими или творческими потребностями.
  • Это быстрее, чем вручную переходить к рабочим столам облачных сервисов.
  • Его можно легко открыть и отредактировать из мобильных приложений.

Сохранить файлы Office 2016 в Dropbox

Microsoft Office Online поддерживает Dropbox как место для сохранения в Word, Excel и PowerPoint. Интеграция, представленная в 2014 году, позволяет команде совместно работать над одним и тем же файлом Word, Excel или PowerPoint в общей папке с Office Online. Файлы, хранящиеся в Dropbox, также можно отправлять напрямую через Outlook, не беспокоясь об ограничениях на размер вложений.

Войдите в Office.com и запустите Word, Excel или PowerPoint

На в левом нижнем углу страницы нажмите Добавить место , а затем установите флажок рядом с Dropbox. Dropbox добавлен в качестве нового места для сохранения.

Сделать его местом для сохранения по умолчанию

Добавление Dropbox в Office 2016 на рабочем столе — более сложный процесс. Вы можете использовать локальную папку Dropbox в качестве места для сохранения файлов Office по умолчанию.

Нажмите Файл> Параметры> Сохранить .

Нажмите кнопку Обзор и перейдите в локальную папку синхронизации для Dropbox. Нажмите ОК .

Работают ли командные файлы настройки реестра ?

Доступен пакетный файл [больше не доступен], который изменяет реестр в Windows 7 или 8 для добавления Dropbox в качестве службы в Office 2013. Но он не работает с Office 2016, хотя вы можете перейти в представление Backstage и добавить Dropbox в качестве подключенной службы.

Но опция Сохранить в Dropbox на странице «Сохранить как» ничем не лучше, чем вручную перейти в локальную папку синхронизации на вашем компьютере.

Вот форум Dropbox, где обсуждается проблема. Комментатор Эндрю С. также обновил пакетный файл для Office 2016 на случай, если исходный файл вам не подходит. Но я не мог заставить его работать в моей установке, и обсуждение действительно показывает, что другие пользователи тоже не могли заставить его работать.

Сохранить файлы Office 2016 на Google Диск

Microsoft Office может быть в состоянии войны с Google Диском, но они хорошо ладят друг с другом. Официальный плагин Google Диска для Microsoft Office — это мост между двумя офисными пакетами, который упрощает редактирование, отправку по электронной почте и совместное использование файлов Office, хранящихся на Google Диске. Подключаемый модуль Google Drive позволяет вам получать доступ к файлам непосредственно из программ Microsoft Office, независимо от клиента синхронизации Google Drive на вашем рабочем столе или в браузере.

Плагин работает с Word, Excel, PowerPoint и Outlook (с версии 2007 до версии 2016). Установщик driveforoffice.exe имеет размер более 900 КБ для загрузки.

После установки плагина дайте ему необходимое авторизация для доступа к вашей учетной записи на Диске. Откройте Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Плагин получает специальное место на ленте.

Нажмите Файл> Google Диск> Открыть с Google Диска .

В диалоговом окне щелкните файл, который хотите открыть .

Если вы выберете файл, сохраненный как Google Документы, Таблицы или Презентации, он откроется в соответствующем приложении в отдельном окне. Конечно, вы можете загрузить файл на свой рабочий стол в правильном формате Microsoft Office.

Вы можете сохранить файл Office на Google Диске в любую папку, а затем поделиться им как с любым файлом на Диске. Но благодаря подключаемому модулю это можно сделать из самого Office.

Выйти из Google Диска> Настройки> Учетная запись .

Использование подключаемого модуля Google Диска с Microsoft Outlook

Подключаемый модуль Google Диска удобен для прикрепления файлов, хранящихся на Диске, к любому электронному письму, отправляемому через Outlook. Чтобы прикрепить файл с Диска к электронному письму…

В верхней части приложения нажмите Новое письмо .

Нажмите Вставить файлы с помощью Диска .

  • Чтобы отправить как ссылку, нажмите Вставить как ссылку на диск .
  • Чтобы прикрепить файл, нажмите Вставить как вложение .

Выберите файл, который хотите отправить.

Нажмите Выбрать .

Вместо отправки большого файла по электронной почте вы можете отправить ссылку на файл на Google Диске. Вы также можете использовать плагин для сохранения вложений Outlook на Google Диск ( Сохранить вложения на Диске ).

Сохранить файлы Office 2016 в iCloud

Естественно, что каждый офисный пакет значительно упростит хранение файлов в соответствующем облачном сервисе, а не в сервисе его конкурента.. Но Microsoft делает менее болезненным использование iCloud Drive для синхронизации файлов Office, созданных на Mac или ПК, с iPad или iPhone. Благодаря приложениям Microsoft Office для iOS вы можете работать с файлами Microsoft Word, Excel или PowerPoint на Mac или ПК с Windows, а затем открывать их на iPad или iPhone через iCloud.

Обратите внимание, что поддержка ограничена, потому что вы не можете создать новый документ и сохранить его в iCloud . Вы можете получить доступ только к документам, уже созданным и хранящимся в iCloud. Кроме того, возможность использования iCloud поначалу неочевидна.

Вот как вы можете найти iCloud в приложениях Office на iOS после запуска любого из приложений Office.

Нажмите Открыть значок (в правом нижнем углу интерфейса вашего приложения).

Нажмите Еще . Откроется iCloud Drive с интерфейсом средства выбора документов по умолчанию. Открывайте, редактируйте и сохраняйте любые файлы Office в своей учетной записи iCloud Drive.

Невозможно сохранить iCloud в качестве постоянного места в параметрах, как для Box и Dropbox. Но что-то лучше, чем ничего для всех нас, кто предпочел бы использовать iCloud, а не OneDrive или Dropbox.

Приложения Office также поддерживают Google Диск в качестве места, откуда вы можете открывать файлы. Функциональности «Сохранить на Google Диске» пока нет.

Работа с Outlook и Evernote

Два инструмента повышения производительности сочетаются с помощью надстройки Evernote для Outlook . Сохраняйте сообщения электронной почты и вложения из Outlook прямо в Evernote. Вы можете настроить свои параметры. Например, вы можете обрезать все вложения в Evernote одним щелчком мыши, а также можете сохранить всю цепочку писем, а не вырезать содержимое выбранного письма. Вы также можете прикреплять заметки из своей учетной записи Evernote к любому электронному письму, которое вы пишете в Outlook.

Начните сохранять свои электронные письма с помощью Краткого руководства.

Evernote для Outlook доступен пользователям нового Outlook.com и пользователям Office 365, использующим Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook в Интернете.

Попробуйте автоматизацию с потоком и IFTTT

Взяв более одного листа из IFTTT, Microsoft создала собственную службу автоматизации под названием Microsoft Flow . У Microsoft Flow есть специальный веб-сайт с готовыми шаблонами для упрощения вашей работы. Прямо сейчас Microsoft подключила 41 различную веб-службу к вашим основным операциям Office.

Попробуйте категорию «Синхронизировать файлы», чтобы изучить различные бизнес-сценарии, которые вы можете применить. «Течет» к. Например, скопируйте новые файлы из Box в определенную папку в OneDrive.

Flow находится на ранней стадии предварительного просмотра, и нам предстоит еще больше рецептов и интеграций.

IFTTT сегодня не нуждается в представлении. Гэвин уже провел нас через множество задач Office, которые можно автоматизировать с помощью умных рецептов IFTTT. В прошлом году были запущены каналы Office 365. Вы найдете сотни рецептов продуктивности, но для начала позвольте нам сосредоточиться на специальном канале IFTTT OneDrive.

Чтобы дать вам быстрое представление, просмотрите три рецепта которые помогут вам перемещать файлы Office в облаке.

  • Синхронизировать новые файлы, добавленные в Dropbox, с OneDrive.
  • Архивировать входящие вложения из Gmail в OneDrive.
  • Архивировать фотографии, сделанные в определенной области, в OneDrive для бизнеса.

Ваш офис находится в облаке?

Сегодня вы можете получить доступ к своим файлам откуда угодно. Совместная работа — одна из главных причин, по которой вам следует перейти на Microsoft Office 2016. Но вы можете развить совместную работу еще дальше, не только полагаясь на собственные инструменты совместной работы Office, но и используя преимущества других приложений облачного хранилища.

Вам больше не нужно выбирать между установленной версией Microsoft Office или облачной. Используйте оба, сохранив свои документы в облаке. А ты?

Расскажите нам. Вы активно пользуетесь OneDrive или любой другой облачной службой хранения? Как вы сохраняете документы Office в облаке?

Изображение предоставлено: облачное хранилище dencg через Shutterstock

.

Оцените статью
oilgasindustry.ru
Добавить комментарий