Как правильно печатать документы Microsoft Office

Многие люди думают, что распечатать документ так же просто, как нажать на маленький значок принтера в строке меню Word или Excel, и все должно распечатать безупречно. К сожалению, это не совсем так. Иногда может показаться невозможным заставить вещи печатать так, как вы хотите.

При печати документов вы должны учитывать, как поля влияют на форматирование, последствия односторонней или двусторонней печати, лучше ли печать альбомной или книжной ориентации и многое другое.

В этой статье я помогу вам разобраться во всех ваших параметрах печати и помочь вам выбрать правильные настройки, чтобы каждый документ, который вы печатаете, получился абсолютно идеальным.

Как форматирование печати может вам помочь

Вместо автоматического нажатия на значок быстрой печати и, надеясь на лучшее, уделите несколько минут тому, чтобы подумать, какой тип документа вы печатаете. От того, как вы ответите на эти вопросы, будет зависеть тип настроек, которые вы хотите настроить перед фактической печатью — это поможет сэкономить бумагу, чернила и время.

Ниже приведены несколько советов, которые следует принять во внимание. перед печатью любого документа.

  • Печатаете ли вы графику, например диаграммы или таблицы?
  • Есть ли на каких-либо страницах всего одна или две неудобные, затяжные линии (вы можете проверить это в предварительном просмотре печати — см. ниже)?
  • Используете ли вы в документе текст верхнего или нижнего колонтитула?
  • Беспокоитесь ли вы об окружающей среде (это действительно важное соображение)?
  • Ограничены ли вы руководящими принципами (например, профессор требует определенного количества страниц)?
  • Вы платите за печать страницы в общественном месте, например в библиотеке?

Вы можете использовать очень простые приемы печати, чтобы объединить текст на меньшее количество страниц, если вы столкнулись с ограничениями по количеству страниц или двойным интервалом. Вы также можете уменьшить количество печатаемых страниц, чтобы сэкономить бумагу и чернила или избежать платы за печать.

Сделайте графику красивой

Когда печать диаграмм, графиков или таблиц, заполненных информацией, формат страницы, на которой вы распечатываете эту информацию, может иметь огромное значение в представлении. Гистограмма, уменьшенная до размера верхней половины страницы с книжной печатью, оказывает гораздо меньшее влияние, чем диаграмма, растянутая на весь лист бумаги с альбомной печатью.

Итак, как вы это делаете? Самый простой способ — выбрать печать всего документа в альбомной ориентации.

В дальнейшем в этой статье большинство настроек будет находиться в разделе Печать в главном меню навигации.

В этой области Word вы можете увидеть образец изображение того, как будет выглядеть ваша распечатка. Здесь также скрыта большая часть настроек и настроек, о которых я расскажу в этой статье.

Слева вы можете увидеть, как Книжная ориентация — это формат печати по умолчанию. После изменения этого параметра на Альбомная ориентация вернитесь в режим редактирования и растяните диаграмму на всю страницу. Как только вы это сделаете, вы увидите, насколько большое влияние может оказать диаграмма, напечатанная с альбомным форматированием.

Это действительно круто, но недостаток в том, что люди не хотят, чтобы текстовая часть их документов печаталась в альбомном формате. Абзацы растягиваются на более широкой странице, что делает документ менее читаемым.

Самые профессиональные люди меняют формат в зависимости от страницы. Например, первые две страницы вашего документа могут быть полностью текстовыми, маркированными списками и т. Д., Все отформатированы в книжной ориентации, а третья страница будет представлять собой диаграмму, распечатанную в альбомной ориентации.

Возможно ли это? Конечно, да, и это тоже несложно.

  1. Поместите курсор в самое начало раздела, который вы хотите иметь в портретной ориентации. Перейдите в настройки Печать и убедитесь, что документ настроен на печать с книжной ориентацией .
  2. Прокрутите вниз до страницы с вашим первым изображением и щелкните на этой странице, чтобы ваш курсор находился непосредственно перед изображением на этой странице.
  3. Вернитесь к настройкам Печать , выберите параметр Поля , а затем прокрутите вниз, чтобы выбрать Пользовательские поля … внизу списка.
  4. Выберите альбомную ориентацию .
  5. Прокрутите вниз и измените Применить к: настройка к Эта точка вперед .
  6. Теперь вы заметите, что новое ландшафтное форматирование начинается со страницы, на которой находится ваше изображение. После этого прокрутите вниз до следующей страницы, где начинается ваш текст, и повторите описанную выше процедуру, вернув форматирование в портретное положение.

Когда вы закончите, ваш документ будет идеально отформатирован для как текста, так и графики.

Сделайте текст хорошо выглядящим

Иногда бывает довольно сложно добиться идеального внешнего вида текстовых документов. Возьмем, к примеру, ситуацию, когда вы закончили писать исследовательскую работу, а на последней странице осталась одна длинная строчка.

Раздражает, правда?

Настройка полей страницы

Решение проблемы правильного внешнего вида таких документов сводится к полям. Вы можете легко поиграть с полями в области настроек печати, чтобы ваш документ выглядел идеально.

Возможно, выбрав один из этих предварительно выбранных форматы могут помочь. Возможно, срезание четверти дюйма слева и справа поможет. Возможно, вам придется сократить все четыре поля до полдюйма. Поэкспериментируйте и посмотрите, что вам нужно сделать, чтобы эта последняя строка снова поместилась на последней странице.

Кстати, если ни одна из этих существующих настроек полей не работает для вас, вы всегда можете нажать Custom Margins и ввести свои собственные настройки полей.

Настройка полей может занять несколько дополнительных минут. так, чтобы последняя страница выглядела идеально, но если вы хотите произвести впечатление на людей профессионализмом вашего документа, несколько минут потрачены не зря.

Печать скрытого текста

Если вы работаете над несколькими версиями документа — возможно, вы студент, работающий в группе и делитесь правками, или вы ‘ Если журналист отправляет вашу работу редактору — часто возникает необходимость распечатать скрытый форматирующий текст, поэтому такие вещи, как разрывы абзацев, отступы и другие важные элементы форматирования, очевидны.

Это активируется нажатием кнопки символ абзаца в меню Главное .

Эти символы не распечатываются автоматически, поэтому, если вам нужно, чтобы люди видели эту специальную разметку, вам нужно включить ее.. Для этого перейдите в меню Файл , выберите Печать и в разделе Настройки нажмите Раскрывающийся список «Печатать все страницы «. Внизу этого списка вы увидите возможность включить или отключить разметку для печати.

Между прочим, пока вы находитесь в этом меню, не забудьте проверить все остальные параметры печати, помимо печати самого документа.

Информация о документе сама по себе печать — мощная функция. Это позволяет вам распечатать важную информацию о вашем документе, например, где он сохранен на вашем компьютере и сколько слов или символов содержит ваш документ.

Если вы хотите отслеживать такую ​​информацию с помощью распечатанные документы, вы можете распечатать это и отправить вместе с вашим распечатанным документом. Это действительно может помочь, если вы хотите внести изменения в документ и не можете вспомнить, где на вашем компьютере вы его сохранили. Если вы распечатали это, у вас есть точный путь к сохраненной электронной копии.

Печать выбранных страниц

Иногда, когда кто-то отправляет вам большой документ с сотней страниц (возможно, руководство или справочный документ), вам действительно нужно распечатать только одну или две страницы из этого документа.

Да, есть люди, которые распечатывают весь документ только для того, чтобы использовать эти одна или две страницы. Я не скажу вам, что я думаю об этих людях.

Однако я уверен, что вы из тех людей, которые предпочли бы экономить бумагу, верно? Это настолько просто, что невыполнение этого должно считаться преступлением. В том же меню Печать , над которым мы работали в этой статье, вы заметите поле Pages: .

Да, это поле предназначено для ввода диапазона страницы, которые вы хотите распечатать, например «1-10» для первых десяти страниц документа. Но знаете ли вы, что можно набрать «1-1» или «1», чтобы напечатать только первую страницу, или «1, 20», чтобы напечатать только две страницы, то есть первую страницу и страницу двадцать? Вы даже можете распечатать определенные разделы документа. Например, чтобы напечатать раздел 3 на странице 5, вы должны ввести «p5s3». Чтобы добавить больше диапазонов, страниц или разделов, просто перечислите их все по порядку и разделите каждый запятой. Чтобы напомнить об этих параметрах, наведите указатель мыши на поле Pages: для отображения сводной подсказки.

Вот как вы это делаете. Так что иди и спаси деревья.

Печатайте умнее

Слишком мало людей много думают о своем выборе печати. Кажется, так легко просто нажать эту кнопку принтера в меню и забыть об этом, но выбор, который вы делаете при печати, может иметь значение между небрежным документом и профессионально выглядящим документом. Это также может помочь вам сократить расход бумаги и чернил, сэкономив со временем много денег.

Вы когда-нибудь настраивали параметры печати, чтобы сократить количество отходов или улучшить формат окончательной распечатки? Поделитесь своими советами в разделе комментариев ниже!

Изображение предоставлено: GrashAlex через Shutterstock, donut8449 через Shutterstock

.

Оцените статью
oilgasindustry.ru
Добавить комментарий