Как печатать этикетки с помощью слияния в Microsoft Word и Excel

Слияние писем может сэкономить ваше время и усилия, поэтому изучите процесс от начала до конца с помощью этого руководства.

Практически все, кто знаком с Офисный пакет слышал о слиянии писем, но многие не знают, как именно выполняется этот процесс. Это проще, чем вы думаете — если вы заранее знаете, как настроить документы и объединить их в Word.

После того, как вы начнете работать, вы будете использовать эту функцию для создания всего, от настраиваемых учетных карточек до массовой рассылки по месту работы. Слияние писем пугает только в первый раз, и вы можете убедиться в этом сами, пройдя это пошаговое руководство.

В этом руководстве мы использовали новый Office 2016, но этот процесс применим и к более старым версиям Microsoft Word и Excel.

Как настроить исходный документ

Слияние почты работает путем заполнения указанных полей на документ с данными из другого источника, обычно из базы данных или электронной таблицы. Первым шагом к успешному слиянию является настройка исходного документа и обеспечение того, чтобы он был отформатирован таким образом, чтобы Word мог его понять.

Учитывая, что это наиболее распространенное использование этого метода, наш пример будет сосредоточен на размещении отдельных имен и адресов на обычная массовая рассылка. Поля, которые мы включим, — это имя, компания, адрес, город, штат и почтовый индекс, но эти особенности не важны, если вы следуете общему процессу.

Использование Excel

Если вы используете Excel для создания исходного документа, вам просто нужно создать таблицу со всей соответствующей информацией, которая может быть включена в этот Слияние писем или будущая рассылка.

Основная идея здесь состоит в том, чтобы разделить ваши различные части информации в отдельные столбцы и дайте каждому соответствующий заголовок. Это упрощает выбор этих деталей позже, что позволяет использовать один и тот же исходный документ для создания чего угодно, от идентификационного значка до адресной метки.

Затем выберите все свои данные (включая заголовки столбцов), перейдите к формулам и выберите Определить имя .

Вам будет предложено ввести имя для ваших данных набор, так что выберите что-нибудь подходящее. Если вы, вероятно, будете контролировать несколько проектов слияния почты для разных рассылок, разумно добавить что-то узнаваемое, чтобы различать их в дальнейшем. Как только это будет сделано, сохраните свою работу и закройте электронную таблицу.

Использование Word

Вы также можете использовать файл Word в качестве исходного документа, но это требует немного больше усилий. Вам нужно будет настроить таблицу, чтобы все было упорядочено, поэтому перейдите на вкладку Вставить , найдите раздел Таблицы и щелкните раскрывающийся список. Укажите размер таблицы, необходимый для вашего проекта, а затем начните заполнять ее своими данными.

Здесь не нужно особо беспокоиться о форматировании, поскольку этот документ предназначен исключительно для использования в качестве исходного файла для вашего слияния. Однако точность является ключевым фактором, поэтому убедитесь, что все ваши данные помещены в правильные столбцы и имеют правильный заголовок. Когда вы закончите, сохраните документ и на время закройте его.

Запуск слияния почты

Откройте Word и создайте новый документ. Перейдите на вкладку Рассылки и щелкните раскрывающееся меню Начать слияние , чтобы выбрать желаемый проект.

Здесь процесс может немного отличаться, в зависимости от что вы хотите сделать. Если бы я делал этикетку или что-то еще, что могло быть напечатано на нестандартной бумаге, мне был бы представлен другой экран, который позволил бы мне указать некоторые дополнительные параметры печати.

В этом случае выберите Лоток по умолчанию , если у вас нет других причин, а затем выберите соответствующий номер продукта, чтобы Word мог применить правильный шаблон.

Импорт исходных данных

С этими основы заложены, теперь мы можем начать импортировать информацию, которую мы ввели в исходный документ в начале процесса. Снова перейдите на вкладку Рассылки , нажмите Выбрать получателей и выберите Использовать существующий список .

Перейдите к исходному документу, независимо от того, был ли он создан в Word или Excel — пакет Microsoft Office будет отлично работать вместе в большинстве ситуаций. Если вы используете электронную таблицу, вам будет предложено подтвердить, какую таблицу вы выбираете, и убедитесь, что отмечен флажок Первая строка данных содержит заголовки столбцов .. Теперь перейдите в раздел Запись и вставка полей на вкладке Рассылки и нажмите Блок адреса (или что-то еще, что имеет смысл для вашего проекта).

Здесь вы сможете настроить какие именно поля переносятся из исходного документа в окончательное почтовое сообщение. Для еще большего количества вариантов на этом этапе мы могли бы добавить имя, отчество и фамилию наших получателей в виде отдельных столбцов, что расширило бы список доступных вариантов в поле Вставить имя получателя в этом формате поле. Однако это строго необязательно.

Инструмент блокировки адреса отлично подходит для тех, кто хочет ускорить слияние почты, но если вы хотите оговорить точно Как оформлен ваш документ, рассмотрите возможность использования параметра Вставить поле слияния в разделе Запись и вставка полей , чтобы разместить каждое поле вручную. Вставив поля в документ, вы можете использовать Результаты предварительного просмотра , чтобы увидеть, как они будут напечатаны после заполнения.

Пришло время внести любые изменения в форматирование, которые вы может потребоваться выполнить; изменение шрифта, настройка расположения каждого поля на странице и любые эстетические элементы, которые вы хотите добавить. После этого перейдите на вкладку «Рассылки» еще раз и нажмите Готово и объединить в разделе Готово . Заполненные вами документы должны быть готовы и ждут, когда вы их распечатаете и отправите по почте.

Чтобы сделать что-нибудь попроще, обратите внимание на лучших производителей этикеток, которые вы можете купить.

.

Оцените статью
oilgasindustry.ru
Добавить комментарий