Как настроить автоответчик об отсутствии на работе перед поездкой

Разве вы не хотели бы отправиться в отпуск, зная, что вам не нужно проверять электронную почту? Если вы не можете полагаться на помощника, который будет заниматься вашим цифровым общением, пока вас нет, сообщение об отсутствии на работе — следующий лучший вариант.

Вот несколько советов о том, как настроить автоответчик с Gmail и о чем следует помнить.

Уменьшите нагрузку перед уходом

Не забудьте очистить свой почтовый ящик и ответить открывать запросы перед отъездом. Сообщите, что вас не будет. Например, вы можете добавить даты вашего запланированного времени отсутствия в своей электронной подписи за неделю или две до поездки. Таким образом, ваши контакты с меньшей вероятностью будут переполнять ваш почтовый ящик, когда вас не будет.

Если у вас еще нет системы управления ваше электронное письмо, пришло время познакомиться с блок-схемой нулевого почтового ящика. Вкратце, удаляйте ненужные электронные письма, делегируйте задачи, которые вы не можете решить самостоятельно, решайте задачи немедленно, если они занимают менее двух минут, или помещайте их в свой список дел, если они занимают больше времени.

Вы также можете отказаться от подписки на информационные бюллетени по электронной почте, если вас не будет в течение длительного периода времени.

Подготовьте автоответчик электронной почты

Независимо от того, насколько хорошо вы сообщаете о запланированном отпуске, люди все равно будут пытаться связаться с вами. Автоответчик напомнит им о вашем отсутствии. Следуйте этой стратегии:

  • Добавьте контактную информацию для срочных вопросов в свой автоответчик. Это может быть адрес электронной почты надежного коллеги или номер телефона, по которому с вами можно связаться в экстренных случаях.
  • Настройте автоответчик только для людей из вашего списка контактов . Это не позволит случайным людям получить ваш номер службы экстренной помощи или другие контактные данные.
  • Настройте пересылку важных писем . Если вы ожидаете получить известие от кого-то конкретного или по определенной теме, убедитесь, что эти важные электронные письма отправляются коллеге, который может немедленно ответить.

Настройка автоответчика Gmail на время отпуска

Вы можете найти автоответчик Gmail в общих настройках.. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу папки «Входящие» и прокрутите вниз вкладку Общие . Выберите даты, составьте сообщение в WYSIWYG (форматированный/богатый текст) или Обычный текст и включите автоответчик. Чтобы посторонние или спамеры не могли получить дополнительную контактную информацию или узнать, что ваша учетная запись электронной почты активна, выберите отправлять ответы только людям из ваших контактов . Gmail позволяет вам установить первый и дополнительный последний день , что означает, что вам не придется забывать выключать автоответчик, когда вы вернетесь.

Пересылка выбранных писем с использованием фильтров Gmail

Автоответчик — это стандартное сообщение, которое, пока оно активно, отправляется любому (в вашем списке контактов), отправившему вам электронное письмо. Как упоминалось выше, на некоторые электронные письма может потребоваться немедленный и личный ответ. Здесь на помощь приходят фильтры Gmail.

Обратите внимание, что в Gmail вы можете пересылать электронные письма только на подтвержденные адреса электронной почты. Если вы хотите переслать письмо коллеге, вам понадобится его помощь. Нажмите на шестеренку в правом верхнем углу почтового ящика Gmail, выберите Настройки и перейдите на вкладку Пересылка и POP/IMAP . Нажмите кнопку Добавить адрес для пересылки , введите адрес электронной почты для пересылки и нажмите Далее , чтобы вызвать электронное письмо с подтверждением. Ваш коллега получит код и инструкции, как подтвердить запрос. Если они отправят вам электронное письмо, вы также можете сами ввести код подтверждения, чтобы подтвердить их адрес электронной почты.

Чтобы настроить фильтр, разверните параметры поиска над почтовым ящиком Gmail. Введите адрес электронной почты отправителя в поле from или ключевые слова в поле subject или содержит слова . Вы можете добавить несколько адресов электронной почты и использовать операторы поиска для соединения нескольких ключевых слов.

Нажмите создать фильтр с этим поиском в правом нижнем углу и в следующем окне выберите свое действие. В примере, показанном ниже, я выбрал адрес электронной почты для пересылки и применил метку к пересылаемой электронной почте. Если вы сделаете то же самое, вы сможете быстро идентифицировать переадресованные электронные письма по их ярлыку, когда вернетесь из отпуска.

Вместо пересылки писем вы также можете настроить настраиваемый шаблонный ответ для определенных отправителей или тем. Яара ранее объяснил, как именно это работает.

Заключительные приготовления перед уходом

Было бы очень обидно, если бы ваша тщательно настроенная система вылетела из строя. Представьте себе стресс по возвращении. Очень важно проверить свои сообщения об отсутствии на работе и пересылку перед тем, как уйти. Вы можете использовать свой собственный дополнительный адрес электронной почты и фиктивные фильтры для тестирования автоответчиков, фильтров и пересылки.

Не менее неприятно, если бы ваш автоответчик оставался активным еще долгое время после того, как вы вернулись домой. Если у вас есть список дел или календарь, создайте задачу или расписание, чтобы отключить автоответчик и/или фильтры по возвращении.

Вот небольшое резюме всей процедуры от Стива Дотто:

Что делать, когда вы вернетесь

Надеюсь, ваша система заработала, и ваш дружелюбный коллега обработал все срочные электронные письма. Когда вы будете готовы заняться своим почтовым ящиком, выполните следующие действия:

  • Отключите автоответчик.
  • Отключить фильтры и переадресацию для отпуска.
  • Просмотрите свой почтовый ящик, используя стратегию нулевого почтового ящика, описанную выше.
  • Проверьте папку «Отправленные» или ярлык, который вы использовали, чтобы узнать, какие электронные письма были переадресованы или получили шаблонный ответ.
  • Свяжитесь с коллегами, которые занимались срочными электронными письмами, и попросите их рассказать вам об этом быстрее.
  • При необходимости, примите меры.
  • При необходимости подпишитесь на информационные бюллетени.

Можно ли это сделать в других почтовых клиентах?

Конечно. Вы можете настроить фильтры автоответа в Thunderbird, о которых мы говорили ранее. Outlook также позволяет настраивать уведомления об отсутствии на работе.

Вы используете другой почтовый клиент или у вас есть дополнительные советы по работе с автоответчиками электронной почты? Пожалуйста, высказывайтесь и делитесь своими вопросами или идеями в комментариях!

Изображение предоставлено: Inbox Zero от Hyperdashery через Flickr

.

Оцените статью
oilgasindustry.ru
Добавить комментарий