10 вещей, которые могут сделать Документы Google, о которых вы не знали

Google Doc может показаться простым на первый взгляд, но в инструменте повышения производительности облака есть много упускаемых из виду функций, которые могут помочь вам делать больше на работе.

В этой статье мы посмотрите несколько функций Google Doc, о которых вы, вероятно, не знали, и то, как вы можете использовать их, чтобы сэкономить время при создании контента.

Обратите внимание, что эти функции в основном доступны в настольной версии инструмента Google Docs. Будут указаны те, которые также можно использовать в мобильной версии.

1. Голосовой набор

Чтобы использовать функцию голосового набора, откройте документ и нажмите Инструменты в строке меню вверху страницы. В раскрывающемся списке выберите Голосовой ввод .

На экране появится микрофон с языковое меню, в котором вы можете выбрать предпочитаемый язык общения. Когда вы будете готовы произнести свой текст, щелкните микрофон или нажмите Cmd + Shift + S (если вы используете Mac) или Ctrl + Shift + S (если вы используете ПК с Windows), чтобы начать запись.

Чтобы добавить знаки препинания между текстом, произнесите название знака препинания, который вы хотите добавить, например «точка», «запятая» или «знак вопроса». Вы можете дать инструкции по форматированию, такие как «новая строка» или «новый абзац», или «прекратить прослушивание», если вы хотите сделать перерыв в голосовом вводе, и «возобновить», когда будете готовы продолжить.

Найдите расширенные команды редактирования из этого списка команд на странице поддержки Google.

Вы также можете использовать эту функцию для расшифровки любого аудио. Просто воспроизведите звук (со своего телефона или любого другого устройства) для преобразования голоса в текст, и он должен напечатать его за вас. Возможно, вам придется внести несколько изменений, но вы сэкономите много времени.

По теме: Советы по работе с документами Google, которые занимают секунды и экономят ваше время

Функция голосового набора доступна только на рабочем столе, но работает только в браузере Chrome.

2. Редактирование в автономном режиме

Многие Люди любят Документы Google за их функцию мгновенного сохранения в облаке, но это может быть неудобно, если у вас какое-то время нет доступа к Интернету. Хорошая новость заключается в том, что вы по-прежнему можете просматривать и редактировать свои файлы в автономном режиме.

Эта функция доступна только в Google Chrome, и вам потребуется установить и активировать расширение Google Docs Offline для Chrome.. Также убедитесь, что вы не просматриваете страницы в приватном режиме.

Эту функцию необходимо включить, когда вы в сети, но как только это будет сделано, вы можете писать и редактировать текст в автономном режиме, а затем они будут сохранены в облаке, когда вы получите доступ к Интернету. Вот как.

Чтобы сделать возможным открывать и сохранять файлы Документов Google в автономном режиме , следуйте этим инструкциям. Эта функция доступна на ПК, iOS и Android.

3. Отслеживание/восстановление истории версий документа

Если вы работаете над документом в одиночку или вместе с другими, вы можете отслеживать изменения в документе с помощью функции истории версий.

Вы также можете временно или навсегда восстановить предыдущую версию документа; функция, которая может спасти вас, если вы случайно удалили части документа и не можете использовать кнопку Отменить для их восстановления.

Чтобы использовать функцию истории версий, нажмите Файл в строке меню и выберите История версий в раскрывающемся списке. . Вы увидите, что вы также можете назвать версию, чтобы использовать это для отслеживания постоянных изменений в документе, особенно если другие пользователи вносят изменения в тот же документ.

просмотр истории версий документов Google

Эта функция доступна только на рабочем столе.

4. Режим предложения и просмотра

Хотя здорово сотрудничать с другими и вместе редактировать документ, может быть сложно (и запутанно) отслеживать изменения, внесенные каждым человеком.

Функция предложения позволяет вам просто предлагать изменения, если вы не хотите изменять документ полностью. Ваши предложения появятся в редакторе в виде комментариев на боковой панели, и редактор может мгновенно внести изменения, приняв предложение. Вы также можете вести беседы с помощью Ответить , чтобы вы могли отправлять и получать отзывы прямо на странице документа, не отправляя электронные письма туда и обратно.

Чтобы предложить изменения, щелкните значок карандаша для режима редактирования в правом верхнем углу открытого документа, затем выберите Предложение .

Чтобы просмотреть документ без предложений, нажмите Просмотр . Вы сможете читать без зачеркивания и всплывающих окон с комментариями.

Чтобы сэкономить время, вы можете принять или отклонить все предложения сразу. Нажмите Инструменты , затем выберите Просмотреть предложенные изменения . Нажмите Принять все или Отклонить все .

раскрывающееся меню инструментов Google Документов с курсором на

Эта функция доступна только на рабочем столе .

5. Добавить шрифты

Если вы когда-нибудь захотите стилизовать свой текст в соответствии с вашим сообщением, вы также можете сделать это с помощью Google Docs. Помимо 24 шрифтов по умолчанию, которые уже запрограммированы в инструменте Google Docs, вы можете добавить несколько классных шрифтов по вашему выбору, чтобы визуально улучшить текст.

Чтобы добавить шрифты, просто нажмите Fonts в строке меню и выберите Дополнительные шрифты . Выберите сколько угодно шрифтов из предоставленной коллекции.

всплывающее окно со шрифтами в документации Google

Эта функция доступна только на рабочем столе.

6. Сравните документы

Это — еще одна функция, которую вы можете использовать для отслеживания изменений, внесенных в документ вами или соавтором. Это особенно полезно для больших документов, и, как следует из названия, вы можете сравнить два документа, чтобы увидеть различия между ними.

Чтобы использовать эту функцию, откройте базовый документ, для которого вы хотите провести сравнение, затем нажмите Инструменты и выберите Сравнить документы .

В появившемся диалоговом окне выберите документ, с которым вы хотите сравнить его, на вашем Диске, и нажмите Сравнить . В поле Атрибуты различия для введите имя соавтора, который будет автором предлагаемых изменений в окончательном документе.

goggle docs compare documents dashboard

Различия будут отображаться так же, как и в Режим предложения , который мы обсуждали выше, и вы также можете принять или отклонить изменения.

Эта функция доступна только на рабочем столе.

7. Найти и заменить

Если вам когда-нибудь понадобится заменить несколько экземпляров ошибки в тексте, Документы Google позволяют легко это сделать с помощью функции «Найти и заменить».

Для пользователей, знакомых с функцией «Найти и заменить» в Microsoft Word, это работает точно так же.

Чтобы найти в документе определенное слово или фразу, используйте сочетание клавиш Ctrl + F на ПК с Windows или Command + F на Mac. Введите слово в поле «Найти в документе».

Чтобы заменить найденный текст, нажмите на три точки справа и выберите Найти и заменить .

Затем введите текст в поле Найти и текст для замены в поле Заменить на . Прокрутите экземпляры текста с помощью курсора вверх и вниз и нажмите Заменить , чтобы поменять их местами по отдельности. Или нажмите Заменить все , чтобы заменить весь выделенный текст сразу.

всплывающее окно поиска и замены в документации Google

8. Используйте словарь

Чтобы помочь вам сконцентрироваться и избежать необходимости переключаться между вкладками, когда вы ищете значения слова, в Google Docs есть словарь в приложении.

Когда вы печатаете и вам нужно найти слово, выделите слово, затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите в меню Определить . Инструмент «Словарь» выполнит поиск определения слова в Интернете, и оно появится в правой части экрана.

словарь документов Google, показывающий значение выделенного слова

9. Добавить языковые акценты

Попрощайтесь с запоминанием сочетаний клавиш с диакритическими знаками или копированием/вставкой букв с диакритическими знаками из других документов.

Чтобы использовать буквы с диакритическими знаками, вам необходимо загрузить надстройку «Easy Accents». Она позволяет вставлять диакритические знаки для 20 разных языков прямо из боковой панели документа.

Загрузите надстройку Google Doc, открыв меню Инструменты , затем нажмите Надстройки и Получить надстройку- ons . Во всплывающем окне Google Marketplace найдите Easy Accents и нажмите синюю кнопку установки, чтобы добавить его в свою коллекцию надстроек Google Docs.

После установки щелкните меню Add-Ons , чтобы выбрать надстройку Easy Accents и начать добавлять правильные акценты ко всем вашим иностранным словам.

dahboard надстройки Google Docs Easy Accents

Это надстройка доступна только для настольных компьютеров, но мобильные клавиатуры обычно поддерживают языковые акценты, поэтому вы сможете писать текст с диакритическими знаками на своем телефоне без надстройки.

10. Создание собственных ярлыков

Большинство людей знакомы с ярлыками Microsoft Word, но вы также можете создавать свои собственные ярлыки в Документах Google. Чтобы создать индивидуальные ярлыки, нажмите Инструменты> Настройки> Замена. Вы обнаружите, что уже есть несколько сокращений для дробей и символов (например, изменение 3/4 на ¾), но вы можете добавить свои собственные.

Добавление настраиваемых ярлыков в Документы Google

Эта функция доступна только на рабочем столе.

Дополнительные возможности с Документами Google

Теперь, когда вы изучили эти инструменты Google Docs, вы можете использовать их при создании следующего документа. Надеюсь, они облегчат вам жизнь!

Оцените статью
oilgasindustry.ru
Добавить комментарий